Externe Personalabteilung für Reinigungsfirmen: Recruiting auslagern und den Betrieb entlasten
Eine offene Stelle wird für eine Gebäudereinigung nicht deshalb zum Problem, weil eine Bewerbung fehlt.
Sie wird zum Problem, wenn über Wochen ein Mitarbeiter fehlt, bestehende Teams zusätzliche Reinigungseinsätze übernehmen und die Objektleitung jeden Tag neu organisieren muss.
Genau an diesem Punkt kann eine externe Personalabteilung für eine Reinigungsfirma sinnvoll werden.
Nicht als zusätzlicher Berater.
Sondern als operative Unterstützung im laufenden Recruiting.
Viele Gebäudereinigungsunternehmen haben keine eigene Personalabteilung, die sich ausschließlich um Mitarbeitergewinnung kümmern kann.
Bewerbungen landen beim Geschäftsführer, im Büro, bei der Disposition oder direkt beim Objektleiter.
Dort wartet allerdings bereits das Tagesgeschäft.
Krankmeldungen.
Kundenanfragen.
Mitarbeiterführung.
Einsatzplanung.
Qualitätskontrollen.
Neue Objekte.
Und irgendwo dazwischen soll noch der Bewerber zurückgerufen werden.
Der erste Anruf wird verschoben. Beim zweiten Versuch ist der Kandidat nicht erreichbar. Und wenn das Gespräch irgendwann stattfindet, stellt sich möglicherweise heraus, dass Arbeitszeit, Stundenumfang, Vergütung oder Fahrzeit ohnehin nicht passen.
Sie brauchen Mitarbeiter. Keine Bewerberlisten, die intern erst noch abgearbeitet werden müssen.
Was eine externe Personalabteilung für Reinigungsfirmen leistet
Eine externe Personalabteilung bedeutet nicht automatisch, sämtliche Personalaufgaben eines Unternehmens auszulagern.
Lohnabrechnung, arbeitsrechtliche Themen, Mitarbeiterführung und andere interne Personalaufgaben können weiterhin im Unternehmen oder bei den jeweiligen spezialisierten Dienstleistern bleiben.
Der Schwerpunkt liegt dort, wo neuer Personalbedarf entsteht:
Kandidatensuche, Ansprache, Kommunikation, Vorqualifizierung und Terminvereinbarung.
Für eine Gebäudereinigung bedeutet das konkret:
Die externe Personalabteilung kennt die offenen Stellen, die Objekte und die Rahmenbedingungen.
Sie sucht Kandidaten, spricht sie an, bearbeitet eingehende Bewerbungen, fasst konsequent nach und klärt die Fragen, die vor einem Vorstellungsgespräch beantwortet sein sollten.
Dazu gehören beispielsweise:
- Einsatzort
- Arbeitszeit
- Stundenumfang
- Tätigkeit
- Vergütung
- Fahrzeit
- Verfügbarkeit
- möglicher Starttermin
- notwendige Erfahrung oder Qualifikationen
Gerade in der Gebäudereinigung sind das keine Nebensächlichkeiten.
Eine Reinigungskraft kann fachlich hervorragend geeignet sein und trotzdem nicht zur Stelle passen, wenn die Arbeitszeit nicht funktioniert oder die tägliche Fahrzeit für den angebotenen Stundenumfang unrealistisch ist.
Das Ziel ist deshalb nicht, möglichst viele Kontakte an das Unternehmen weiterzugeben.
Das Ziel ist ein erreichbarer und vorqualifizierter Kandidat mit Lebenslauf und verbindlich vereinbartem Vorstellungstermin.
Warum Bewerbungen im Betrieb häufig liegen bleiben
In vielen Gebäudereinigungsunternehmen fehlt es nicht am Willen, Bewerbungen ordentlich zu bearbeiten.
Es fehlt schlicht an Zeit und einem festen Prozess.
Wer eine Bewerbung zwischen Kundenanrufen, Krankmeldungen und Problemen an den Objekten bearbeitet, kann nicht immer sofort reagieren.
Und genau dort gehen Kandidaten verloren.
Eine Bewerbung kommt rein.
Der erste Anruf erfolgt zu spät.
Der Kandidat ist nicht erreichbar.
Im Tagesgeschäft passiert etwas anderes.
Das Nachfassen wird vergessen.
Oder es findet ein Gespräch statt und erst dann wird festgestellt, dass Arbeitszeit, Vergütung oder Fahrzeit überhaupt nicht zur Vorstellung des Kandidaten passen.
Die eigentliche Recruiting-Arbeit beginnt deshalb häufig nach der Bewerbung.
Kandidaten müssen erreicht werden.
Die Stelle muss erklärt werden.
Fragen müssen geklärt werden.
Es muss nachgefasst werden.
Und aus einem grundsätzlich interessierten Kontakt muss ein verbindliches Vorstellungsgespräch entstehen.
Eine externe Personalabteilung übernimmt genau diesen Teil des Prozesses.
Sie hält den Kontakt, klärt Rückfragen, qualifiziert vor und begleitet den Kandidaten bis zum vereinbarten Vorstellungstermin.
Das ist besonders interessant, wenn regelmäßig Personalbedarf entsteht.
Zum Beispiel bei neuen Aufträgen, zusätzlichem Personalbedarf an bestehenden Objekten oder wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und ersetzt werden müssen.
Der Unterschied zwischen einer Bewerbung und einem vorqualifizierten Kandidaten
Eine Bewerbung ist zunächst einmal ein Kontakt.
Name, Telefonnummer und Lebenslauf sagen noch wenig darüber aus, ob Kandidat und offene Stelle tatsächlich zusammenpassen.
Für das Unternehmen beginnt die Arbeit häufig erst jetzt:
Anrufen.
Die Stelle erklären.
Arbeitszeit klären.
Vergütung besprechen.
Fahrzeit prüfen.
Verfügbarkeit feststellen.
Nachfassen.
Vorstellungstermin vereinbaren.
Eine gute Vorqualifizierung verlagert genau diese Arbeit nach vorne.
Vor der Übergabe wird geklärt:
Ist der Kandidat erreichbar?
Kennt er Arbeitszeit und Einsatzort?
Passt der Stundenumfang?
Ist die Vergütung bekannt?
Ist die Fahrzeit realistisch?
Wann könnte er anfangen?
Besteht nach Klärung dieser Punkte weiterhin Interesse an der Stelle?
Natürlich schützt auch eine gute Vorqualifizierung nicht vor jeder Absage.
Recruiting bleibt Arbeit mit Menschen.
Situationen ändern sich und Kandidaten können ihre Meinung ändern.
Aber die Wahrscheinlichkeit unnötiger Vorstellungsgespräche lässt sich deutlich reduzieren.
Der Objektleiter oder Personalverantwortliche muss dann nicht erst im Vorstellungsgespräch herausfinden, dass eine grundlegende Voraussetzung überhaupt nicht passt.
Verbindliche Vorstellungstermine statt losem Interesse
„Ja, klingt interessant.“
Das ist noch kein Vorstellungstermin.
Auch ein Kandidat, der grundsätzlich zur Stelle passt, muss den nächsten Schritt tatsächlich gehen wollen.
Deshalb gehört die verbindliche Terminvereinbarung zum Recruiting-Prozess.
Der Kandidat weiß:
Wann findet das Gespräch statt?
Wo findet es statt?
Wer ist sein Ansprechpartner?
Und was wurde für die Stelle bereits besprochen?
Die Übergabe kann beispielsweise direkt in den Kalender des Unternehmens oder über WhatsApp erfolgen.
Entscheidend ist, dass die verantwortliche Person weiß, wer zum Gespräch kommt und welche Punkte bereits geklärt wurden.
Auch nach der Terminvereinbarung sollte die Kommunikation nicht einfach abbrechen.
Liegt das Gespräch einige Tage in der Zukunft, kann eine Erinnerung sinnvoll sein.
Gibt es noch eine Rückfrage, sollte sie beantwortet werden.
Das Ziel ist nicht nur ein Termin im Kalender.
Das Ziel ist, dass der passende Kandidat tatsächlich zum Vorstellungsgespräch erscheint.
Wann sich eine externe Personalabteilung besonders lohnt
Nicht jedes Gebäudereinigungsunternehmen benötigt dauerhaft eine externe Personalabteilung.
Wer nur sehr selten neue Mitarbeiter sucht und intern einen funktionierenden Recruiting-Prozess hat, kann die Mitarbeitersuche problemlos selbst organisieren.
Interessant wird das Modell, wenn Personalgewinnung zu einer wiederkehrenden Aufgabe wird.
Zum Beispiel wenn:
- regelmäßig Reinigungskräfte gesucht werden
- neue Objekte oder Aufträge zusätzliches Personal erfordern
- mehrere Standorte gleichzeitig Personalbedarf haben
- Objektleiter oder Büro regelmäßig Bewerbern hinterhertelefonieren
- Recruiting im Tagesgeschäft immer wieder liegen bleibt
- zwar Bewerbungen entstehen, daraus aber zu wenige Vorstellungsgespräche werden
- auch Objektleiter, Mitarbeiter in der Disposition oder andere Positionen regelmäßig gesucht werden
Entscheidend ist weniger die Unternehmensgröße als die Frage:
Wie viel Recruiting-Arbeit entsteht regelmäßig im Unternehmen?
Wenn Objektleiter, Disposition oder Geschäftsführung dauerhaft einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit Kandidatenkommunikation verbringen, kann eine externe Lösung operative Kapazität freisetzen.
Die Fahrzeit entscheidet häufig früher als der Lebenslauf
Gerade bei Reinigungskräften muss Recruiting sehr nah an der tatsächlichen Stelle gedacht werden.
In einer Großstadt können wenige Kilometer eine lange Fahrzeit bedeuten.
In einer ländlichen Region können deutlich mehr Kilometer problemlos funktionieren.
Deshalb betrachten wir nicht einfach nur die Entfernung zwischen Wohnort und Objekt.
Entscheidend ist die tatsächliche Fahrzeit.
Wie kommt der Kandidat zum Objekt?
Ist ein Auto vorhanden?
Funktionieren öffentliche Verkehrsmittel zu den benötigten Arbeitszeiten?
Und steht die Fahrzeit überhaupt in einem vernünftigen Verhältnis zum angebotenen Stundenumfang?
Gerade bei kürzeren Reinigungseinsätzen kann das entscheidend sein.
Ein Kandidat fährt möglicherweise nicht jeden Tag 45 Minuten in eine Richtung, um anschließend zwei Stunden zu arbeiten.
Bei einem höheren Stundenumfang kann dieselbe Fahrzeit dagegen völlig akzeptabel sein.
Deshalb gibt es keine pauschale Antwort.
Arbeitszeit. Vergütung. Fahrzeit.
Diese drei Punkte entscheiden bei Reinigungskräften sehr häufig darüber, ob eine Stelle überhaupt interessant ist.
So arbeitet eine externe Personalabteilung im Alltag
Am Anfang steht keine komplizierte Recruiting-Strategie.
Am Anfang stehen zwei Fragen:
Wen brauchen Sie?
Und wo brauchen Sie diese Person?
Danach werden die wichtigsten Rahmenbedingungen der offenen Stelle geklärt.
Welches Objekt?
Welche Tätigkeit?
Welche Arbeitszeiten?
Wie viele Wochenstunden?
Welche Vergütung?
Wann soll der Mitarbeiter anfangen?
Welche Voraussetzungen sind wirklich notwendig?
Auf dieser Grundlage beginnt die Kandidatensuche und Ansprache.
Kandidaten können über unterschiedliche Wege entstehen:
Recruiting-Kampagnen.
Social Media.
Aktive Ansprache.
Oder bereits vorhandene Kandidatenkontakte.
Entscheidend ist nicht nur, woher der Kontakt kommt.
Entscheidend ist, was danach passiert.
Bewerbungen und Rückmeldungen werden nicht ungefiltert an das Unternehmen weitergereicht.
Kandidaten werden erreicht, die Stelle wird erklärt und die entscheidenden Rahmenbedingungen werden abgeglichen.
Erst wenn die Grundlage passt, wird ein Vorstellungstermin vereinbart.
Für das Unternehmen entsteht daraus ein einfacher Prozess:
Personalbedarf melden.
Passende Kandidaten kennenlernen.
Entscheiden.
Die operative Arbeit dazwischen übernimmt die externe Personalabteilung.
Recruiting auslagern bedeutet nicht, die Einstellungsentscheidung auszulagern
Ein wichtiger Punkt wird beim Thema externe Personalabteilung manchmal missverstanden.
Die Entscheidung darüber, wer eingestellt wird, bleibt beim Unternehmen.
Eine Vorqualifizierung kann feststellen, ob die grundlegenden Rahmenbedingungen passen.
Sie kann Erfahrung abfragen.
Sie kann Verfügbarkeit klären.
Sie kann einen Kandidaten kennenlernen und einschätzen.
Aber ob dieser Mensch tatsächlich zum Unternehmen, zum Objekt und zum bestehenden Team passt, entscheidet am Ende der Arbeitgeber.
Genau dafür gibt es das Vorstellungsgespräch.
Die externe Personalabteilung soll diese Entscheidung nicht ersetzen.
Sie soll dafür sorgen, dass die Verantwortlichen ihre Zeit mit Kandidaten verbringen, bei denen eine Einstellung tatsächlich realistisch ist.
Was intern trotzdem geklärt sein muss
Auch die beste externe Personalabteilung kann keine unklaren Stellenbedingungen ausgleichen.
Wenn die Arbeitszeit ständig wechselt, niemand die genaue Vergütung kennt oder der Einsatzort noch nicht feststeht, wird auch die Vorqualifizierung schwierig.
Deshalb sollten die wesentlichen Rahmenbedingungen einer Stelle bekannt sein.
Ebenso braucht es auf Unternehmensseite einen Ansprechpartner, der nach dem Vorstellungsgespräch entscheiden kann.
Denn Geschwindigkeit endet nicht mit der Kandidatensuche.
Wenn ein passender Kandidat nach einem guten Gespräch mehrere Tage auf eine Rückmeldung wartet, kann er inzwischen bei einem anderen Unternehmen angefangen haben.
Auch Veränderungen müssen schnell kommuniziert werden.
Ist die Stelle besetzt?
Hat sich die Arbeitszeit geändert?
Werden plötzlich mehr oder weniger Stunden angeboten?
Wird an einem anderen Objekt gesucht?
Je aktueller die Informationen sind, desto besser kann die Kandidatensuche darauf reagieren.
Erfahrung aus mehr als 4.700 begleiteten Besetzungen
Reinigungspersonal.jetzt ist auf Recruiting und Personalgewinnung für die Gebäudereinigung spezialisiert.
Nach unserer internen Auswertung haben wir seit 2021 mehr als 4.700 Besetzungen begleitet.
Dabei zeigt sich immer wieder dasselbe:
Viele Gebäudereinigungsunternehmen haben nicht ausschließlich ein Problem damit, Bewerbungen zu erzeugen.
Die größere Herausforderung entsteht häufig danach.
Kandidaten erreichen.
Nachfassen.
Die Stelle erklären.
Arbeitszeit, Vergütung und Fahrzeit klären.
Vorqualifizieren.
Einen verbindlichen Vorstellungstermin vereinbaren.
Genau diese Arbeit entscheidet darüber, ob aus einer Bewerbung irgendwann ein Mitarbeiter wird.
Personalgewinnung darf kein Nebenbei-Prozess sein
Fehlende Mitarbeiter wirken sich in der Gebäudereinigung unmittelbar auf den Betrieb aus.
Bestehende Teams müssen zusätzliche Reinigungseinsätze übernehmen.
Objektleiter müssen improvisieren.
Die Leistung beim Kunden kann unter Druck geraten.
Und neue Aufträge lassen sich schwieriger planen, wenn bereits im bestehenden Geschäft Mitarbeiter fehlen.
Recruiting ist deshalb keine Aufgabe für die wenigen freien Minuten zwischen zwei anderen Tätigkeiten.
Eine externe Personalabteilung schafft keine Mitarbeiter auf Knopfdruck.
Sie sorgt aber dafür, dass aus Personalbedarf ein konsequent bearbeiteter Recruiting-Prozess wird.
Kandidaten finden.
Menschen erreichen.
Rahmenbedingungen klären.
Vorqualifizieren.
Nachfassen.
Vorstellungstermine verbindlich vereinbaren.
Und das Unternehmen genau dort einbinden, wo es gebraucht wird:
bei der persönlichen Entscheidung für den neuen Mitarbeiter.
Sie brauchen Mitarbeiter. Keine Bewerber.