Laufendes Recruiting für Gebäudereinigungen: Personal finden, bevor es zum Problem wird!
Ein neuer Auftrag, eine kurzfristige Kündigung oder ein Team, das den zusätzlichen Personalbedarf nicht mehr auffangen kann:
Beim laufenden Recruiting für Gebäudereinigungen sollte die Mitarbeitersuche nicht jedes Mal wieder bei null beginnen.
Wer regelmäßig Reinigungskräfte für unterschiedliche Objekte, Arbeitszeiten und Regionen benötigt, braucht einen Recruiting-Prozess, der kontinuierlich Kandidaten erreicht, mit ihnen spricht, sie vorqualifiziert und zu verbindlichen Vorstellungsgesprächen führt.
Denn fehlendes Personal ist in der Gebäudereinigung keine theoretische HR-Aufgabe.
Wenn Mitarbeiter fehlen, muss die Arbeit trotzdem erledigt werden.
Objektleiter müssen umplanen, bestehende Mitarbeiter übernehmen zusätzliche Reinigungseinsätze und irgendwann kann sich die Situation auch auf die Qualität beim Kunden auswirken.
Gleichzeitig kostet es Objektleitung, Personalabteilung und Disposition enorm viel Zeit, jeden Bewerber selbst anzurufen, Arbeitszeiten zu erklären, Fahrzeiten abzuklären und Vorstellungsterminen hinterherzulaufen.
Laufendes Recruiting sorgt dafür, dass die Mitarbeitersuche nicht immer erst dann beginnt, wenn der Personalbedarf bereits dringend geworden ist.
Warum laufendes Recruiting in der Gebäudereinigung sinnvoll ist
Personalbedarf in der Gebäudereinigung lässt sich nur teilweise planen.
Ein neuer Auftrag kommt hinzu.
Ein bestehender Kunde erweitert den Leistungsumfang.
Ein Mitarbeiter kündigt.
Ein Objekt benötigt plötzlich zusätzliche Reinigungskräfte.
Oder mehrere Veränderungen treffen gleichzeitig aufeinander.
Wer erst dann mit der Mitarbeitersuche beginnt, startet jedes Mal wieder bei null:
Stelle definieren, Recruiting starten, Kandidaten erreichen, Bewerbungen bearbeiten, telefonieren, vorqualifizieren, nachfassen und Vorstellungsgespräche vereinbaren.
Bis daraus tatsächlich ein neuer Mitarbeiter entsteht, vergeht Zeit.
Bei regelmäßigem Personalbedarf ist es deshalb sinnvoller, Recruiting nicht als einzelne Aktion zu betrachten.
Laufendes Recruiting bedeutet dabei nicht, dauerhaft möglichst viele Bewerbungen zu sammeln.
Es bedeutet, einen funktionierenden Recruiting-Prozess dauerhaft verfügbar zu haben.
Wenn Personal benötigt wird, muss nicht erst überlegt werden, wie und wo Kandidaten gefunden werden.
Der Prozess läuft bereits.
Denn am Ende zählt nicht, wie voll das Bewerberpostfach ist.
Es zählt, ob passende Kandidaten tatsächlich zum Vorstellungsgespräch erscheinen.
Von Bewerbungen zu bestätigten Vorstellungsterminen
Eine Bewerbung ist noch kein neuer Mitarbeiter.
Und genau zwischen diesen beiden Punkten liegt ein großer Teil der Arbeit.
Ein Kandidat muss erreicht werden.
Die Stelle muss erklärt werden.
Arbeitszeit, Vergütung und Fahrzeit müssen passen.
Die Verfügbarkeit muss geklärt werden.
Offene Fragen müssen beantwortet werden.
Und am Ende muss der Kandidat bereit sein, zu einem konkreten Vorstellungsgespräch zu erscheinen.
Ein funktionierender Recruiting-Prozess beginnt deshalb mit einer klaren Aufnahme des Personalbedarfs.
Wen brauchen Sie?
Und wo brauchen Sie diese Person?
Danach werden die Rahmenbedingungen geklärt.
Um welches Objekt oder welche Region geht es?
Welche Arbeitszeiten werden angeboten?
Wie viele Stunden umfasst die Stelle?
Wie hoch ist die Vergütung?
Welche Tätigkeit soll übernommen werden?
Wann soll der Mitarbeiter anfangen?
Welche Erfahrung ist tatsächlich notwendig?
Und welche Anforderungen wären zwar schön, sind aber keine Voraussetzung?
Gerade die letzten beiden Fragen sind wichtig.
Wer aus jedem Wunsch eine zwingende Voraussetzung macht, schränkt den Kandidatenmarkt unnötig ein.
Entscheidend ist, was nach dem ersten Kontakt passiert
Kandidaten können über unterschiedliche Wege entstehen.
Über Recruiting-Kampagnen, Social Media, aktive Ansprache oder bereits vorhandene Kandidatenkontakte.
Entscheidend ist nicht nur, wo ein Kandidat herkommt.
Entscheidend ist, was danach passiert.
Denn ein Kontakt im System löst noch keinen Personalbedarf.
Kandidaten müssen angesprochen werden. Nicht jeder geht beim ersten Versuch ans Telefon. Manche reagieren schneller auf WhatsApp. Andere müssen erneut kontaktiert werden.
Dann beginnt die Vorqualifizierung.
Passt die Arbeitszeit?
Passt der Stundenumfang?
Ist die Vergütung grundsätzlich interessant?
Ist die Fahrzeit zum Objekt realistisch?
Wann kann der Kandidat anfangen?
Hat er die notwendige Erfahrung?
Und möchte er die Stelle tatsächlich kennenlernen?
Gerade bei Reinigungskräften laufen viele Entscheidungen am Ende auf drei sehr praktische Punkte hinaus:
Arbeitszeit. Vergütung. Fahrzeit.
Wenn diese drei Dinge nicht zusammenpassen, wird aus einem Kontakt nur selten ein langfristiger Mitarbeiter.
Ein Kandidat ist noch kein Vorstellungstermin
Auch nach einem guten ersten Gespräch ist die Arbeit nicht beendet.
Ein Kandidat, der sagt „Klingt interessant“, steht noch nicht beim Kunden im Büro.
Deshalb gehört die Terminvereinbarung genauso zum Recruiting-Prozess wie die Kandidatensuche selbst.
Der Termin wird abgestimmt und verbindlich vereinbart.
Offene Fragen werden geklärt.
Und der Kandidat wird bis zum Vorstellungsgespräch begleitet.
Das Ziel ist deshalb nicht, dem Gebäudereinigungsunternehmen ungefilterte Kontaktdaten oder eine lange Bewerberliste zu schicken.
Das Ziel ist ein vorqualifizierter Kandidat mit einem verbindlich vereinbarten Vorstellungstermin.
Genau das entlastet Objektleitung, Personalabteilung und Disposition.
Das Unternehmen wird erst dann eingebunden, wenn ein Kandidat grundsätzlich zur offenen Stelle passt und tatsächlich zu einem Gespräch bereit ist.
Welche Stellen sich laufend besetzen lassen
Nicht jedes Gebäudereinigungsunternehmen hat denselben Personalbedarf.
Ein kleiner Betrieb mit wenigen stabilen Objekten benötigt eine andere Recruiting-Struktur als ein Unternehmen mit mehreren Niederlassungen, vielen Objekten und regelmäßigem Personalbedarf.
Besonders häufig geht es beim laufenden Recruiting natürlich um Reinigungskräfte für die Unterhaltsreinigung.
Aber darauf ist der Prozess nicht beschränkt.
Auch für andere Positionen kann laufendes Recruiting sinnvoll sein:
- Reinigungskräfte
- Glasreiniger
- Mitarbeiter für Spezialreinigung
- Objektleiter
- Mitarbeiter in der Disposition
- Bereichsleiter
- Niederlassungsleiter
Je nach Position verändert sich selbstverständlich auch die Suche.
Eine Reinigungskraft für ein einzelnes Objekt wird anders gesucht und vorqualifiziert als ein Objektleiter oder Niederlassungsleiter.
Genau deshalb ist die Spezialisierung auf die Gebäudereinigung wichtig.
Bei mehreren offenen Stellen braucht es Prioritäten
Wenn gleichzeitig an mehreren Standorten Personal fehlt, kann nicht jede offene Stelle automatisch dieselbe Priorität haben.
Ein neues Objekt mit festem Starttermin kann dringender sein als eine Stelle, bei der das bestehende Team den Personalbedarf vorübergehend auffangen kann.
Eine schwer zu besetzende Position kann früher gestartet werden müssen als eine Stelle, für die erfahrungsgemäß schnell Kandidaten gefunden werden.
Deshalb gehört zu einem laufenden Recruiting-Prozess auch eine klare Abstimmung:
Welche Mitarbeiter werden gerade am dringendsten benötigt?
Diese Prioritäten können sich verändern.
Genau deshalb sollte laufendes Recruiting kein starres System sein, sondern sich am tatsächlichen Personalbedarf des Unternehmens orientieren.
So bleibt laufendes Recruiting für den Betrieb steuerbar
Recruiting auszulagern bedeutet nicht, die Kontrolle über Einstellungen abzugeben.
Die Entscheidung darüber, wer eingestellt wird, bleibt beim Gebäudereinigungsunternehmen.
Ausgelagert wird vor allem die Arbeit davor.
Kandidatensuche.
Ansprache.
Kommunikation.
Vorqualifizierung.
Nachfassen.
Terminvereinbarung.
Das Unternehmen erhält dadurch einen klareren Prozess und muss nicht jede einzelne Bewerbung selbst bearbeiten.
Dafür braucht es einfache Kommunikationswege.
Manche Unternehmen möchten bestätigte Vorstellungstermine direkt im Kalender erhalten.
Andere arbeiten lieber über WhatsApp.
Beides funktioniert, solange klar ist, wer auf Unternehmensseite verantwortlich ist und Entscheidungen nicht unnötig liegen bleiben.
Denn auch hier gilt:
Ein guter Kandidat ist nicht unbegrenzt verfügbar.
Feedback macht laufendes Recruiting besser
Nach einem Vorstellungsgespräch braucht auch der Recruiting-Partner eine Rückmeldung.
Wurde der Kandidat eingestellt?
Warum wurde er abgelehnt?
Ist ein zweites Gespräch notwendig?
Oder haben sich die Anforderungen an die Stelle verändert?
Diese Informationen sind wichtig.
Wenn beispielsweise mehrere grundsätzlich passende Kandidaten wegen derselben Arbeitszeit absagen, ist das eine relevante Erkenntnis.
Wenn die Fahrzeit bei einem bestimmten Objekt regelmäßig zum Problem wird, muss die Suche möglicherweise regional angepasst werden.
Wenn Kandidaten andere Vorstellungen bei der Vergütung haben, sollte auch darüber gesprochen werden.
Laufendes Recruiting wird deshalb mit der Zeit besser, wenn Betrieb und Recruiting-Partner regelmäßig miteinander kommunizieren.
Die häufigsten Bremsen bei dauerhaftem Personalbedarf
Eine der größten Bremsen ist langsame Kommunikation.
Ein Kandidat, der heute aktiv nach einer neuen Stelle sucht, wartet nicht zwangsläufig mehrere Tage auf einen Rückruf.
Gerade bei Reinigungskräften ist der nächste Arbeitgeber häufig nur einen Anruf entfernt.
Eine zweite Bremse sind unklare Stellen.
„Reinigungskraft gesucht“ reicht nicht.
Wo befindet sich das Objekt?
Wann wird gearbeitet?
Wie viele Stunden?
Was wird bezahlt?
Welche Tätigkeit erwartet den Mitarbeiter?
Und wann soll er anfangen?
Je früher diese Fragen beantwortet werden können, desto schneller lässt sich feststellen, ob Kandidat und Stelle zusammenpassen.
Die dritte Bremse entsteht nach Eingang einer Bewerbung.
Genau hier unterschätzen viele Unternehmen den tatsächlichen Aufwand.
Nicht jeder Kandidat ist sofort erreichbar.
Es muss nachtelefoniert werden.
Nachrichten müssen beantwortet werden.
Termine müssen abgestimmt werden.
Und Vorstellungsgespräche müssen verbindlich vereinbart werden.
Die eigentliche Recruiting-Arbeit beginnt häufig erst nach der Bewerbung.
Wann ein externer Recruiting-Partner sinnvoll ist
Wenn Objektleiter, Personalabteilung oder Disposition regelmäßig selbst Kandidaten hinterhertelefonieren müssen, wird Recruiting schnell zu einer zusätzlichen Aufgabe im ohnehin vollen Tagesgeschäft.
Bei gelegentlichem Personalbedarf kann das funktionieren.
Wenn jedoch jeden Monat neue Mitarbeiter gesucht werden oder mehrere Standorte gleichzeitig Personal benötigen, wird daraus eine dauerhafte operative Aufgabe.
Genau dann kann ein spezialisierter Recruiting-Partner sinnvoll sein.
Reinigungspersonal.jetzt übernimmt die Kandidatensuche, Ansprache, Kommunikation, Vorqualifizierung und Terminvereinbarung.
Das Unternehmen erhält vorqualifizierte Kandidaten mit verbindlich vereinbarten Vorstellungsterminen.
Wer darüber hinaus weitere Teile seiner Recruiting- und Personalprozesse auslagern möchte, kann Reinigungspersonal.jetzt als externe Personalabteilung einsetzen.
Nach unserer internen Auswertung haben wir seit 2021 mehr als 4.700 Besetzungen begleitet.
Diese Erfahrung zeigt uns vor allem eines:
Erfolgreiches Recruiting entsteht nicht dadurch, dass möglichst viele Bewerbungen eingehen.
Es entsteht dadurch, dass aus den richtigen Kontakten tatsächlich Vorstellungsgespräche und anschließend neue Mitarbeiter werden.
Personalplanung beginnt vor der nächsten offenen Stelle
Der beste Zeitpunkt, über Recruiting nachzudenken, ist nicht erst der Tag, an dem an einem Objekt plötzlich Personal fehlt.
Wer regelmäßig Mitarbeiter benötigt, kennt viele seiner wiederkehrenden Anforderungen bereits.
Welche Positionen werden häufig gesucht?
In welchen Regionen?
Welche Objekte sind erfahrungsgemäß schwieriger zu besetzen?
Welche Arbeitszeiten sind besonders herausfordernd?
Wo entsteht regelmäßig neuer Personalbedarf?
Diese Informationen können genutzt werden, bevor aus Personalbedarf ein akutes Problem wird.
So wird Mitarbeitersuche von einer immer wiederkehrenden Notfallaufgabe zu einem planbaren Prozess.
Und wenn der nächste Auftrag startet, ein Mitarbeiter kündigt oder zusätzliches Personal benötigt wird, beginnt die Suche nicht wieder bei null.
Der Recruiting-Prozess steht bereits.
Sie brauchen Mitarbeiter. Keine Bewerber.
Und für den Start reichen im Grunde zwei Fragen:
Wen brauchen Sie?
Und wo brauchen Sie diese Person?